Steuererklärung für Vereine inkl. Anlage Gem
Code: SVF-SOCIAL399
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Protokollführung im Verein
Inhalt– Protokollierung von Mitgliederversammlung und Vorstandssitzung –
I. Protokollführung über eine Mitgliederversammlung
Über eine Mitgliederversammlung ist jeweils eine Niederschrift (Protokoll) zu führen. Aus welcher gesetzlichen Regelung oder Satzungsregelung die Notwendigkeit der Protokollführung folgt, welchen Zweck und welche Beweisfunktion dem Protokoll einer ordentlichen wie außerordentlichen Mitgliedersammlung zukommen und welchen (Mindest-)Inhalt ein Protokoll haben sollte, erfahren Sie im Folgenden.
1. Zweck des Protokolls der Mitgliederversammlung
Das Protokoll einer Mitgliederversammlung dient auf der einen Seite als schriftliche Informationsquelle der Mitglieder und der Organe des Vereins über Inhalt, Auslegung und Zustandekommen der Beschlüsse während der Mitgliederversammlung. Insofern kann ein Protokoll im Falle der Klage auf Feststellung der Nichtigkeit von Beschlüssen der Mitgliederversammlung von bedeutsam sein.
Auf der anderen Seite ist das Protokoll die Grundlage der Prüfung der Beschlüsse durch das Registergericht, wenn Satzungsänderungen oder Satzungsneufassungen, insbesondere Zweckänderungen und Namensänderungen, gemäß § 71 Abs. 1 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) oder Änderungen des Vorstands gemäß § 67 Abs. 1 BGB angemeldet werden müssen, z.B. Vorstandsänderungen durch Wahlen bzw. Amtsniederlegung, Satzungsänderungen oder die Auflösung des Vereins.
2. Gesetzliche Vorgaben und Vorgaben der Vereinssatzung zur Protokollführung
Das Gesetz gibt gemäß § 58 Nr. 4 BGB nur vor, dass ein Protokoll über das Zustandekommen von Beschlüssen der Mitgliederversammlung abzufassen ist, wenn die Beschlüsse zum Vereinsregister angemeldet werden müssen. Zuständig für die Festlegung der Person zur Protokollführung ist ohne diesbezügliche Satzungsregelung der Vorstand, der grundsätzlich auch die Mitgliederversammlung leitet. Die protokollführende Person kann aber auch durch Beschluss der Mitgliederversammlung festlegen.
Darüber hinausgehende Regelungen zur Protokollführung sind i.S.d. § 25 BGB in die Vereinssatzung aufzunehmen.
In der Satzung kann vorgesehen werden, dass
- sämtlicher Beschlüsse zu ihrer Wirksamkeit oder
- aller wesentlichen Inhalte und Diskussionen der Mitgliederversammlung
zu protokollieren sind.
Weiter kann in der Satzung festgelegt werden,
- welches Vorstandsmitglied die Protokollführung ausübt oder
- welches Organ (Vorstand oder Mitgliederversammlung) oder Organmitglied (z.B. Vorstandsvorsitzendende/-r) die protokollführende Person festlegt.
3. Aufbau des Protokolls
Stellt die Satzung keine spezielleren Anforderungen über die Form der Protokollführung auf, so liegt es im Ermessen des Protokollführers, ein Ereignisprotokoll oder Ablaufprotokoll der Mitgliederversammlung zu erstellen.
Im Ereignisprotokoll werden neben den Mindestanforderungen
- Ort,
- Datum und
- Name des Versammlungsleiters / der Versammlungsleiterin sowie des Protokollführers / der Protokollführerin
die Ergebnisse der Beschlussfassungen bezüglich Annahme und Ablehnung aufgenommen.
Ein Ablaufprotokoll gibt zusätzlich zu den Mindestanforderungen und Beschlussergebnissen auch Auskunft über
- Diskussionen,
- Anträge und
- Redebeiträge
während der Mitgliederversammlung.
4. Bedeutung des Protokolls
Das Ablauf- und Ereignisprotokoll ist eine Privaturkunde im Sinne des § 416 ZPO. Die unterzeichnete Urkunde (Protokoll) gibt keine Auskunft über die Richtigkeit des Inhalts, sondern besagt dass der Inhalt von den Unterzeichnern, mithin den Personen mit Aufgabe der Versammlungsleitung und Protokollführung, stammt.
Bei Anmeldungen zum Vereinsregister darf das Registergericht jedoch auf den Wahrheitsgehalt des Protokollinhalts vertrauen. Hat das Registergericht begründete Zweifel an der Richtigkeit des Protokollinhalts, muss es diese Zweifel untersuchen gemäß § 26 des Gesetzes über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit (FamFG).
Stellt sich heraus, dass die Versammlungsleitung bewusst die Anfertigung eines den tatsächlichen Ablauf der Mitgliederversammlung in den wesentlichen Punkten (u.a. Beschlussfassung und deren Ergebnisse) nicht entsprechenden Protokolls veranlasst hat, kann dies zur Abbestellung des handelnden Vorstands führen, da hierdurch ein wichtiger Grund gegeben ist.
Bedeutung kommt dem Protokoll auch bezüglich der Frist zur Erhebung einer satzungsgemäßen Klage durch abwesende Mitglieder des Vereins auf Feststellung der Nichtigkeit von Vereinsbeschlüsse zu. Sieht die Satzung eine Klagefrist vor, so beginnt diese für ein abwesendes Mitglied erst zu laufen, wenn das Versammlungsprotokoll diesem zur Verfügung steht. Ansonsten kann sich das betroffene Mitglied nicht sachgemäß über die Beschlussfassungen der betroffenen Mitgliederversammlung informieren.
Die Einhaltung einer durch Satzung festgelegten Klagefrist ist insofern materielle Klagevoraussetzung, die ein Kläger darzulegen und das zuständige ordentliche Gericht von Amts wegen zu prüfen hat.
5. Zeitpunkt der Erstellung des Protokolls und die Zulässigkeit von Tonaufnahmen
Die Erstellung eines ordnungsgemäßen, vollständigen Protokolls während der Mitgliederversammlung ist zeitlich kaum möglich. Aus diesem Grund werden Diskussionen und Beschlussfassungen zunächst durch kurze Mitschriften oder in seltenen Fällen durch Tonaufnahmen erfasst und anschließend in Reinschrift übertragen.
Die Protokollerstellung kann mithilfe von Tonaufnahmen der Reden und Diskussionen in der Mitgliederversammlung erleichtert werden. Wird ein Aufnahmegerät von der Versammlungsleitung eingeschaltet, hat die teilnehmenden Mitglieder der Versammlung darauf hinzuweisen und dies zu belehren, dass jedes Mitglied für die Dauer seines Redebeitrags die Unterbrechung der Tonaufnahme verlangen kann. Ansonsten würde die Aufnahme das verfassungsgemäße Persönlichkeitsrecht aus Art. 2 Abs. 1 i.Vm. Art. 1 Abs. 1 GG jedes Redners verletzen. Die Aufnahme dürfte dann nicht verwendet werden.
Die Versammlungsleitung muss das von ihr eingeschaltete Aufnahmegerät nach erfolgter Belehrung der anwesenden Mitglieder auch ausschalten, wenn die Mitgliederversammlung dies mit entsprechender (grundsätzlich einfacher) Mehrheit beschließt.
6. Inhalt des Protokolls
Über den notwendigen Inhalt für ein ordnungsgemäßes Protokoll gibt das Gesetz (BGB) keine Auskunft. Folgende Angaben sollte jedoch ein ordnungsgemäßes Ereignisprotokoll enthalten:
- Art der Mitgliederversammlung , d.h. ordentliche oder außerordentliche Mitgliederversammlung;
- Tag, Ort und Uhrzeit der Mitgliederversammlung;
- Name des Versammlungsleitung (grundsätzlich der/die Vorstandvorsitzende/-r) und Protokollführer/-in;
- Zahl der erschienen Vereinsmitglieder;
- Zahl der stimmberechtigten Vereinsmitglieder;
- Eröffnung der Versammlung durch den Versammlungsleiter;
- ggf. Wahl der protokollführenden Person (bei Satzungsregelung);
- Feststellung der Beschlussfähigkeit;
- Feststellung der satzungsmäßigen Einberufung;
- Feststellung, dass die Tagesordnung der Einladung beigefügt wurde;
- Bericht des/der Vorstandsvorsitzenden, des Schatzmeisters/-in und der Rechnungsprüfer;
- Entlastung des Vorstands und ggf. des/der besonderen Vertreters/-in;
- Gestellte Anträge mit genauem Wortlaut, über die abgestimmt wurde;
- Nachträgliches Erscheinen von Vereinsmitgliedern oder deren Aufbruch vor Schließung der Mitgliederversammlung;
- Art (Handzeichen, Stimmzettel) der jeweiligen Abstimmungen und ein zahlenmäßiges Abstimmungsergebnis (grundsätzlich: Ja-Stimmen, Nein-Stimmen, Enthaltungen und ungültige Stimmen);
- Bei Satzungsänderungen: vollständiger Wortlaut der geänderten Bestimmungen;
- Bei Satzungsneufassung: neugefasster Satzungsentwurf als Anlage zum Protokoll;
- Bei Wahlen: Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort aller Kandidaten sowie eine Erklärung der Gewählten darüber, ob sie die Wahl annehmen;
Achtung: Fehlt die Annahmeder Wahl durch einen Gewählten, so muss diese Annahme im Nachgang gegenüber dem Verein zu Händen des Vorstands schriftlich erfolgen. Erst mit Annahme der Wahl wird die Wahl eines Vorstandsmitglieds wirksam.
- Schließung der Versammlung;
- Unterzeichnung des Protokolls durch den/die Versammlungsleiter/-in und den/die Protokollführer/-in und ggf. weiterer Personen (bei Satzungsregelung)
II. Protokoll der Vorstandssitzung
Über die Vorstandssitzungen ist aus Beweisgründen, wie bei der Mitgliederversammlung, ein Protokoll anzufertigen.
1. Zweck des Protokolls der Vorstandssitzung
Das Protokoll einer Vorstandssitzung dient auf der einen Seite als schriftliche Informationsquelle der Vorstandsmitglieder des Vereins über den Inhalt und das Zustandekommen der Vorstandsbeschlüsse (§ 28 BGB) während der Vorstandssitzung, um sich den genauen Inhalt von Absprachen und Beschlüssen während der Vorstandssitzung erneut ins Gedächtnis zu rufen.
Auf der anderen Seite ist das Protokoll die Grundlage für gewisse Eintragungen zum Vereinsregister des Registergerichts, wenn Änderungen angemeldet werden müssen, z.B. kompetenzgemäße Bestellung und Abberufung eines /-r besonderen Vertreters /-in und dient dem Nachweis über erfolgt Beschlussfassungen, insbesondere bei kompetenzgemäßer Feststellung der Jahresrechnung bzw. Beschluss der Bildung einer gemeinnützigkeitsrechtlichen freien Rücklage gem. § 62 Abs. 1 Nr. 3 Abgabenordnung (AO)
2. Gesetzliche Vorgaben und Vorgaben der Vereinssatzung zur Protokollführung
Das Gesetz (BGB) enthält keine Vorgaben zur Protokollführung über Vorstandssitzungen. Die Satzung kann Vorgaben zur Protokollführung treffen, insbesondere über die Zuständigkeit zur Protokollführung oder Fristen bezüglich der Zusendung des fertigen Protokolls an die weiteren Mitglieder des Vorstands.
Soweit keine Regelung über die Zuständigkeit zur Protokollführung existiert, können die Vorstandsmitglieder eine Person aus Ihrer Mitte oder einen Dritten hierzu bestimmen.
3. Aufbau des Protokolls
Stellt die Satzung keine spezielleren Anforderungen über die Form der Protokollführung auf, so liegt es im Ermessen des Protokollführers, ein Ereignisprotokoll oder Ablaufprotokoll der Vorstandssitzung zu erstellen.
4. Bedeutung des Protokolls
Das Ablauf- und Ereignisprotokoll ist eine Privaturkunde im Sinne des § 416 ZPO. Die unterzeichnete Urkunde (Protokoll) gibt keine Auskunft über die Richtigkeit des Inhalts, sondern besagt dass der Inhalt von den Unterzeichnern, mithin den Personen mit Aufgabe der Versammlungsleitung und Protokollführung, stammt.
Wird in einer nachfolgenden Vorstandssitzung gegen die vorliegende Fassung des Protokolls einer Vorstandssitzung Einspruch erhoben, so hat der Vorstand über diese Fassung durch Beschluss zu entscheiden.
5. Zeitpunkt der Erstellung des Protokolls und die Zulässigkeit von Tonaufnahmen
Die Erstellung eines ordnungsgemäßen, vollständigen Protokolls während der Vorstandssitzung ist zeitlich kaum möglich. Aus diesem Grund werden Diskussionen und Beschlussfassungen zunächst durch kurze Mitschriften oder in seltenen Fällen durch Tonaufnahmen erfasst und anschließend in Reinschrift übertragen.
Eine Tonaufnahme der Vorstandssitzung muss durch jeden Redner erlaubt werden und ist zu unterbrechen, wenn ein Redner die Unterbrechung während seines Redebeitrags verlangt. Aufnahmen der gesamten Sitzung sind nur zulässig, wenn alle Vorstandsmitglieder zustimmen.
6. Inhalt des Protokolls
Über den notwendigen Inhalt für ein ordnungsgemäßes Protokoll gibt das Gesetz (BGB) keine Auskunft. Folgende Angaben sollte jedoch ein ordnungsgemäßes Ereignisprotokoll enthalten:
- Tag, Ort und Uhrzeit der Vorstandssitzung;
- Name der Teilnehmer;
- Eröffnung der Versammlung durch den Versammlungsleiter;
- ggf. Bestimmung der protokollführenden Person;
- Feststellung der Beschlussfähigkeit;
- Feststellung der satzungsmäßigen Einberufung;
- Feststellung, dass die Tagesordnung der Einladung beigefügt wurde;
- Bericht der jeweiligen Vorstandsmitglieder;
- ggf. Aufnahme von abgegebenen Erklärungen eines Vorstandsmitglieds
- ggf. Entlastung des/der besonderen Vertreters/-in (bei Satzungsregelung);
- Gestellte Anträge mit genauem Wortlaut, über die abgestimmt wurde;
- Nachträgliches Erscheinen von Vorstandsmitgliedern oder deren Aufbruch vor Schließung der Sitzung;
- Art (Handzeichen, Stimmzettel) der jeweiligen Abstimmungen und ein zahlenmäßiges Abstimmungsergebnis (grundsätzlich: Ja-Stimmen, Nein-Stimmen Enthaltungen, ungültige Stimmen);
- Schließung der Vorstandssitzung;
- Unterzeichnung des Protokolls durch den/die Versammlungsleiter/-in und den/die Protokollführer/-in.
Autor
Dr. Rafael Hörmann
Rechtsanwalt
CHP Rechtsanwalt & Steuerberater Partnerschaftsgesellschaft mbB, München
Homepage: https://www.npo-experts.de/