Steuererklärung für Vereine inkl. Anlage Gem
Jetzt kaufen!
Der Einladungsprozess zur Mitgliederversammlung
Die Einladung zur Mitgliederversammlung dient der Vorausplanbarkeit und der Vorbereitung aller Mitglieder. Sie muss form- und fristgerecht erfolgen.
Sollte in der Satzung nichts anderes niedergeschrieben sein, ist der vertretungsberechtigte BGB-Vorstand in vertretungsberechtigter Anzahl für die Einladung zuständig. Der nicht vertretungsberechtigte „erweiterte” Vorstand kann nicht einladen. Dabei hat es keine Bedeutung, ob ein Vorstandsmitglied bereits im Vereinsregister eingetragen ist. Die Amtszeit eines Vorstandsmitglieds beginnt bei dessen Wahl oder zu einem Zeitpunkt, den Sie in der Satzung bestimmen, aber frühestens mit dessen Annahme der Wahl. Ab diesem Zeitpunkt darf er zu einer Mitgliederversammlung einladen. Das Vereinsorgan, welches von der Satzung als zur Einladung zuständiges Organ bestimmt wurde, darf sein Einberufungsrecht nicht auf eine andere Vereinsorgan übertragen, z.B. kann der Vorstand das Recht nicht auf den Beirat oder den besonderen Vertreter gemäß § 30 BGB übertragen. Die Satzung kann auch einem Nichtmitglied das Recht zusprechen, zu Ihren Versammlungen einzuladen. Zur Rechtsgültigkeit der Einladung sind einige Dinge zu beachten.
Wenn nicht näher in der Satzung bestimmt, muss die Einladung so frühzeitig verschickt werden, dass sich alle Ihre Mitglieder ausreichend vorbereiten können und auch jene Weiterwegwohnenden die Anfahrt organisieren können. Es empfiehlt sich eine 1-2 Wochen vorherige Aussendung. Als Fristende zählt grundsätzlich das Datum, an dem die Einladung beim Mitglied zugegangen ist. Laden Sie per Post ein, müssen Sie daher die Dauer des Versands mitberücksichtigen. Geht die Einladung auch nur einen Tag später den Mitgliedern zu, als die Frist in Ihrer Satzung es erlaubt, zählt dies bereits als Formfehler und Beschlüsse in der Mitgliederversammlung sind nichtig. Die Nichtigkeit der Beschlüsse kann von jedem Mitglied im Verein gerichtlich geltend gemacht werden. Zur Vereinfachung der Fristbestimmung kann in der Satzung folgender Passus aufgenommen werden: „Zur Wahrung der Frist reicht die rechtzeitige Abgabe der Einladung zur Post.”
Im § 58 Nr. 4 BGB ist zwar geregelt, dass jedes Mitglied über eine anberaumte Versammlung informiert werden muss. Aber wie das konkret auszusehen hat, wird nicht näher erläutert. Nur die Einladungsformen, die in Ihrer Satzung stehen, sind rechtsgültig. Die Satzung muss diesbezüglich genau formuliert sein, so dass Ihre Mitglieder genau wissen, auf welchem Weg sie die Einladung erreichen wird.
Typische Formen der Einladung zur Mitgliederversammlung in der Satzung sind:
- Schriftform (per unterzeichnetem Brief)
- Textform (per Fax oder E-Mail)
- Anzeige in einer lokalen Tageszeitung
- Ankündigung in der eigenen Vereinszeitung
- Aushang an einem Schwarzen Brett
- Elektronische Einladung (seit 2013)
> ein Versand per E-Mail muss in der Satzung ausdrücklich erlaubt sein
Möglich ist auch, eine Kombination aus verschiedenen Einladungsformen in der Satzung vorzusehen: Beispielsweise laden Sie alle Mitglieder mit bekannter E-Mail-Adresse per E-Mail ein und diejenigen ohne E-Mail-Adresse mit vom Vorstand unterzeichnetem Brief.
Soll die Ankündigung ausschließlich in der lokalen Tageszeitung erfolgen, ist diese in der Satzung konkret mit Namen zu nennen.
Die Mitgliederversammlung bietet eine ideale Gelegenheit, alle Mitglieder in Vereinsangelegenheiten auf den neuesten Stand zu bringen, wichtige Beschlüsse zu fassen und interne Probleme zu klären. Aus diesem Grund sollte in regelmäßigen Abständen eine ordentliche Mitgliederversammlung einberufen werden. In welchen Abständen dieser Turnus erfolgt, legt Ihre Satzung fest, üblicherweise ist es einmal jährlich.
Typische Beschlussgegenstände einer ordentlichen Mitgliederversammlung im Verein sind:
- Ausschluss von Mitgliedern
- Wahl des Vorstands, der Rechnungsprüfer und sonstiger Funktionsträger
- Änderungswünsche in der Satzung
- die Bekanntgabe des Ergebnisses der Rechnungsprüfung
- eine Vorstellung des aktuellen Haushaltsplans
- die Entlastung des Vorstands und die Ehrung verdienter Mitglieder
Autoren
Josef Renner, LL.M.
Steuerjurist
CHP Rechtsanwalt & Steuerberater Partnerschaftsgesellschaft mbB, München
Homepage: https://www.npo-experts.de/
Sienna Strebe
Studentische Hilfskraft
CHP Rechtsanwalt & Steuerberater Partnerschaftsgesellschaft mbB, München